LIBROS CONTABLES. LIBRO DIARIO.

LIBROS CONTABLES. LIBRO DIARIO.

Este libro es uno de los más usados en las empresas, ¿Por qué? Porque en ella se registran todas las transacciones (movimientos) económicas que se realizan día a día. Comprar, vender, pagar, cobrar. Así como también los ajustes a algunas cuentas. (De los ajustes hablaremos en otro espacio).

Este libro generalmente es numerado, fechado y foliado. De esta manera cuando deseamos revisar un movimiento contable, el orden cronológico con el que hemos registrado los datos nos permite localizarlo con facilidad sea por el día que se realizo la transacción o por número de documentos (cheque, factura, etc).

Además por Ley según el Código de Comercio. “(Art 39) La contabilidad para grandes comerciantes debe llevarse en no menos de cuatro libros encuadernados, forrados y foliados, que son: Diario, Mayor, de Inventarios y de Caja. Estos libros se llevarán en idioma castellano.”

En este libro diario según el mismo código de comercio “(Art 40) En el Diario se asentarán, día por día y por el orden en que vayan ocurriendo, todas las operaciones que haga el comerciante, designando el carácter y las circunstancias de cada operación y el resultado que produce a su cargo o descargo, de modo que cada partida manifieste quien es el acreedor y quien el deudor en la negociación a que se refiere. Los gastos generales del establecimiento y los domésticos del comerciante, bastará que se expresen en resumen al fin de cada mes, pero en cuentas distintas.”

Para un manejo fácil y sencillo se usan cuatro (4) columnas en la cual anotaremos la FECHA en que se realizo la transacción, un DETALLE del movimiento –puede ser el nombre de la cuenta o resumen de la acción según el orden-, el DEBE y el HABER. Hay quienes también usan el PARCIAL para describir con mayor detalle los documentos involucrados (cheques, letras de cambio, facturas, etc.)

En el libro diario siempre se registran PRIMERO los valores del debe (lo que ingresó a la empresa) SEGUNDO los valores del haber (lo que se entregó de la empresa) y al FINAL un breve detalle de la transacción.

Ejemplo:

01-Ene-14. Se depositó el dinero que había en caja. Valor del depósito $5.000,oo según egreso de caja E01.

En el ejemplo lo que ingreso a la empresa fue dinero a la cuenta bancaria, por eso se registra en la cuenta BANCO, y lo que se entregó de la empresa fue dinero en efectivo por ello al haber se registro la cuenta CAJA. En el parcial anotamos el número del comprobante y el valor que el comprobante certifica.

Tomemos en cuenta que siempre después de una transacción nuestro libro diario debe sumar exactamente lo mismo tanto en debe como en el haber. Porque siempre entregamos algo para recibir algo del mismo valor. Así cumplimos el principio de partida doble que dice, el Activo igual a la suma del Pasivo y Patrimonio Neto. Y esto se da sumando los valores del debe y del haber.

Al ejemplo anterior le aumentamos la siguiente transacción.

Ene. 15. Se vende al Señor Pedro Jiménez según factura Nº 0156 un valor de $25.000,oo mas I.V.A., de los cuales se cobra el 50% en efectivo, el 30% nos deposita a la cuenta corriente y el 20% en crédito personal a un mes plazo.

Al finalizar un diario, mis profesores siempre me recomendaron “cerrar” un diario (poner una línea que demuestre que hasta allí es la escritura) y no olvidemos revisar que el DEBE Y HABER sumen exactamente lo mismo siempre.